Er forretningsbetingelser nødvendige for din virksomhed?

Det korte svar er ja. Det følger ikke af loven, at virksomheder burde have deres egne forretningsbetingelser

Men har man ikke sine forrentningsbetingelser klar, kan man risikere bl.a. at selskabet holdes ansvarlig for eventuelle skader på brugerne eller kunder, sene indbetalinger, lange inkasso processer, eller produktmisbrug fra brugerens side.

Derfor kan det i høj grad anbefales virksomheder at skrive deres egne forretningsbetingelser, som kan blive nødvendige, for at kunne beskytte deres forretning og begrænse deres forpligtelser over for brugerne.

Hvad skal forretningsbetingelser dække?

De præcise elementer, der skal inkluderes i forretningsbetingelser, afhænger af arten og omstændighederne i hver virksomhed, ”one size does not fit all”. Det er derfor meget vigtigt at bruge noget tid på at tænke over, hvad virksomheden sælger, hvordan brugerne eller kunder kan benytte virksomhedens produkter, og hvad der skal ske hvis virksomhedens produkter bliver misbrugt.

Det er ikke altid nemt at forudse alle mulige situationer og de juridiske konsekvenser (og retsmidler), derfor kan det betale sig at få hjælp af en advokat, som forstår virksomhedens omstændigheder, til at hjælpe med at udarbejde forretningsbetingelserne, især når virksomheden har nogle særlige krav, som den gerne vil anvende i sine fremtidige forretningsbetingelser.

Anbefaling til de nødvendige forretningsbetingelser:

Generelt anbefaler jeg, at følgende elementer bliver inkluderet i forretningsbetingelserne:

• Parternes erklæring om, at de er enige om forretningsbetingelserne, og at den udgør deres aftale om, hvordan de skal forholde sig i forretningssamarbejdet. På den måde forpligter begge parter sig til at overholde virksomhedens betingelser.
• Meget præcis beskrivelse af varen/tjenesteydelsen. Denne del er væsentlig i enhver kommerciel aftale, for at kunne definere formålet med det kommercielle forhold, og dermed produktets egenskaber, handelsbetingelser, eventuelle begrænsning af forpligtelser, osv.
• Betalingsbetingelser. Hvis man på forhånd ikke aftaler konkrete betalingsbetingelser, kan man risikere at ende med at bruge en masse penge og tid på inkasso, hvilket kan have stor indflydelse på virksomhedens cash flow. Desuden kan det være uklart, om der foreligger et brud på kontrakten (manglende betaling), hvis betalingsbetingelserne ikke defineres.
• Frister for levering, returnering, klage, mv. Fristerne vil hjælpe med at definere forpligtelserne og rettighederne for hver part i det kommercielle forhold, hvilket er en god måde at forhindre eventuelle konflikter i fremtiden – eller et grundlag for at kunne løse dem.
• Eventuelle garantier eller warranties. Afhængigt af om du producerer, installerer eller leverer et produkt, direkte eller indirekte, kan regulering af garantier hjælpe med at begrænser dit ansvar (og eventuelle erstatningskrav) i forhold det produkt du leverer, over for brugerne eller kunderne.
• Misligholdelse af aftalen og konsekvenserne. At definere overtrædelse af kontrakten er en god måde at beskytte virksomhedens interesser, når de grundlæggende betingelser ikke overholdes, så parterne får mulighed for at opsige aftalen og kræve erstatning.
• Hvornår og hvordan kan man trække sig ud af aftalen. Kontraktens løbetid eller en krænkelsessituation (misligholdelse af kontrakten) bør ikke være de eneste måder at komme ud af en aftale på, især når løbetiden er lang og / eller der ikke længere er en interesse i at forfølge forretningsaftalen. I nogle tilfælde foretrækkes det at opsige en aftale inden udløbet af dens periode. Ikke desto mindre er det vigtigt at sætte en varselsperiode inden for hvilken, aftalen kan opsiges, og sikre rettigheder og forpligtelser (f.eks. Modtage alle forfaldne betalinger indtil opsigelsesdatoen), indtil aftalens ophør. På grund af deres art er der også visse rettigheder og forpligtelser, som skulle sikres, selv efter aftalens ophør.
• Databeskyttelse. Når virksomheden modtager / behandler personoplysninger fra brugere / klienter, skal virksomheden fastlægge formålet med at indsamle data, hvordan behandles dataene, og hvor længe, og brugerens / klientens mulighed for at kræve, at deres data slettes – og ikke mindst, modtage tilladelse fra bruger / klient til at bruge deres personlige data.
• Eventuelle intellektuelle rettigheder. Intellektuelle rettigheder er meget værdifulde aktiver, som kan udgøre en væsentlig del af en virksomheds produkt og branding, adskille en forretning fra konkurrenter og give en vigtig indtægtsstrøm ved betaling af royalties. Så det skal beskyttes. For eksempel, kan man i forretningsbetingelser fastlægge, hvad falder under virksomhedens intellektuelle rettigheder, hvad er reglerne for brugerne/kunderne for at kunne benytte disse rettigheder, og hvad skal der ske, hvis brugerne/klienterne ikke overholder reglerne.
• Virksomheden forbeholder sig sin ret til at ændre forretningsbetingelser. Det er vigtigt, at virksomheden forbeholder sig sin ret til at tilpasse betingelserne til lovlige og markedsmæssige ændringer, så aftalen passer til de faktiske forhold, der er relevante for virksomheden.
• Lov og værneting i tilfælde af tvist. Selvom alle forsøger at undgå konflikter, er det meget vigtigt at træffe et valg af lov, værneting og/eller mediation (hurtig og billig konfliktløsningsmetode) så hurtigt som muligt og ikke overlade det til et senere tidspunkt, når konflikten opstår. For eksempel, kendskab til loven, sproget, kommerciel praksis, og omkostningsforløb bør overvejes, når der træffes afgørelse om lov og værneting.